Contentmigratie

Verhuisdozen met op de achtergrond computerschermen

Een contentmigratie is het verhuizen van de inhoud van je huidige website naar een nieuwe website. En net als bij een verhuizing moeten er plannen gemaakt worden hoe je zo'n project gaat aanpakken. Wie gaat er labelen, wie pakt de dozen in, wie bepaalt wat er weggegooid moet worden en wie bepaald welke nieuwe dingen gekocht gaan worden?

Over contentmigratie is al veel geschreven. Dat komt omdat iedere contentmigratie anders is. Want net als bij een echte verhuizing pakt iedereen het net iets anders aan. De een huurt een verhuisbedrijf in en de ander doet alles zelf. Maar ook als je een bedrijf inhuurt zijn er weer veel keuzes, geef je alles uit handen? Of doe je een gedeelte zelf? Bij een contentmigratie is dat niet anders.

Een aantal stappen die bij een contentmigratie aan de orde komen:

De aanleiding:

  • Bijvoorbeeld: nieuw CMS, nieuwe huisstijl, nieuwe functionaliteiten, een fusie, verandering van dienstverlening, uitbreiding van de productenrange.

Inventariseren

  • Wat is de staat van de huidige content? Wordt er op de huidige website goed contentmanagement toegepast, m.a.w. is alles up-to-date?
  • Maar blijf kritisch over de inhoud en de structuur van de huidige website, een contentmigratie is namelijk een uitgelezen moment om zaken op te schonen.
  • Zorg ervoor dat je alle huidige urls van je site vastlegt, dat kan door met Google Analytics van alle pagina's een export naar excel te maken. Maar bijvoorbeeld ook met een online sitemap generator.
  • Leg alle urls vast van pagina's die verwijderd, veranderd of verplaatst worden. Zorg ervoor dat in het nieuwe CMS een re-direct tool komt waarmee deze verwijderde of gewijzigde urls doorverwezen worden naar de nieuwe url. Op deze wijze voorkom je veel 404 meldingen. Test en monitor dit na de migratie. Zorg er in ieder geval voor dat er een goede 404 pagina op de nieuwe site komt met doorlinks naar de meest bezochte pagina's van de website.
  • Leg per onderdeel de werking vast en welke functionaliteiten er nodig zijn om tot een goed functioneren van de website te komen.

Creëer draagvlak

Een website moet een breed draagvlak hebben binnen een organisatie. Betrek daarom niet alleen de contentspecialisten bij het project, maar de gehele organisatie. Enthousiasmeer je collega's, maak melding van de plannen in het bedrijfsblad, het intranet of op het prikbord bij de koffieautomaat. Maak je collega's nieuwsgierig, vraag hun hulp, schrijf een prijsvraag uit, etc. Betrek in ieder geval, en dat is echt heel belangrijk, de contenteigenaren bij de contentmigratie. En daarmee bedoel ik de collega's die misschien nooit in het CMS werken maar wel verantwoordelijk zijn voor de content omdat het hun speciale vakgebied betreft. Ga met ze om tafel zitten, je zult merken dat daar wensen en soms ook frustraties zitten.

Planning

  • Is er een deadline? Zo niet, stel die dan zelf in, maak het niet vrijblijvend.
  • Moet er gewerkt worden met aanbestedingen? Houd dan extra de inschrijfdata in de gaten.
  • Komt er een nieuw CMS? Zorg voor een tijdige instructie.
  • Test het nieuwe CMS zodat bugs er uitgehaald zijn voordat de echte werkzaamheden plaatsvinden.
  • Leg vast wanneer er gestart moet worden met het plaatsen van de content.
  • Zorg ervoor dat (eventuele) nieuwe content geschreven wordt.
  • Zorg voor nieuw beeldmateriaal en video's.
  • Indien het budget het toelaat huur professionals in.
  • Welke externe partijen zijn bij het proces betrokken? Wie zijn daar de aanspreekpunten?
  • Zijn er tussentijdse opleveringen? Wie gaat er testen?
  • Zorg ervoor dat de (nieuwe) structuur van de site wordt vastgelegd.
  • Worden er usability testen gehouden? Wie worden daar voor uitgenodigd? Wie gaat dit uitvoeren? Wat wordt er gedaan met de uitkomsten?

En dan aan de slag

Bureau met stoel plus PC met scherm van een website

Een prima manier om de structuur van de nieuwe site op te zetten is in een exceldocument. Nadeel kan zijn dat als er met meerdere mensen tegelijk in gewerkt wordt dat men elkaar in de weg kan gaan zitten. In de nieuwere versies van excel is samenwerken in de cloud wel mogelijk. Of, waar ik zelf goede ervaringen mee heb, is samenwerken via een sheet in Google Drive. Leg alle pagina's van de site in dit document volgens de nieuwe structuur vast. Werk met kleuren en geef duidelijk aan wie welke content gaat migreren. Onderstaand een aantal items waarvan je zeker wilt weten dat ze goed verwerkt worden.

  • Naam pagina
  • Gewenste url
  • Huidige url
  • Re-direct nodig j/n
  • Titel
  • Meta description
  • Huidige content overzetten j/n
  • Bij nee
  • Waar nieuwe content is opgeslagen
  • Wie is de contenteigenaar (voor vragen)
  • Beeldmateriaal
  • Extra items nodig (widgets - plugins etc)
  • Verwerkt j/n
  • Opmerkingen

Tijdens het contentmigratieproces

  • Klopt de ingeschatte tijd? Zo niet? Zorg er dan tijdig voor dat de deadline bijgesteld wordt.
  • Werkt het CMS inderdaad naar behoren? Als er tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden nog veel bugfxing plaats moet vinden dan kan dit grote vertraging van het project opleveren. Zorg voor korte lijnen met je website ontwikkelaar.
  • Houd de stand van zaken bij en rapporteer dit, neem hier ook eventuele knelpunten in op.

De deadline nadert

Het is altijd zo dat er op een gegeven moment een aantal zaken open blijven staan. Als je de deadline ziet naderen verzamel dan deze openstaande items op een nieuwe sheet en beoordeel ieder item en prioriteer ze. Alles wat geen top prio is en niet van essentieel belang is voor de uitstraling en/of inhoud van de website, kan wachten. Zet deze items in je agenda om op te pakken direct na live-gang. Er zullen dan nog een paar items overblijven die wel van hoge prioriteit zijn maar daar kun je dan ook je volledige aandacht aan geven zonder dat je afgeleid wordt door min of meer "bijzaken".

Focus en evalueer

Afbeelding met tekst Stay Focused and Never Give Up

Tijdens een migratieproces zullen er altijd zaken misgaan laat je hier niet door ontmoedigen. Kijk of het op te lossen is, overleg met contenteigenaren, ontwikkelaars en eindverantwoordelijken. Maar probeer te denken in oplossingen en blijf niet in problemen hangen. Denk bijvoorbeeld in procenten, als de rest voor 95% tip top loopt, dan laat je je toch niet van de wijs brengen door die andere 5%?

En, ondanks dat je bij de start van het project met veel mensen rond de tafel bent gaan zitten, er sessies geweest zijn over wensen inventarisatie en de muren volgeplakt waren met gele post-it's. Is de kans groot dat je geconfronteerd wordt met, helaas een bekend fenomeen, dat dat er tijdens of achteraf allerlei wensen naar voren komen die niet in het inventarisatie proces opgenomen zijn. Ga ook hier positief mee om: een website is nooit af, je hebt gekozen voor een systeem wat in de toekomst uit te breiden is met nieuwe functionaliteiten en er zullen nieuwe releases komen.

Zorg ervoor dat deze "nagekomen berichten" meegenomen worden in de eindevaluatie. Ja, want je gaat samen met je team evalueren en zeker in de eerste twee weken na live-gang van de site de zaken heel goed monitoren. Vraag ook zeker de overige collega's binnen de organisatie om hun input, als je al werkt met een webredactie mailbax (zie contentmanagement) laat ze daar dan hun reacties naar toe sturen en koppel naar hen terug en onderbouw je reacties. Zo blijf je draagvlak creëren.